Was gilt bei der Zeiterfassung am Arbeitsplatz?
Einige innerhalb der letzten Jahre auf europäischer Ebene gefällte Entscheidungen haben die Arbeitszeiterfassung verändert. Dazu zählen beispielsweise das Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung in der EU 2018 oder ein Urteil des EuGH aus 2019, welches Arbeitgebern vorschreibt, Systeme zur Arbeitszeiterfassung einzuführen.
Eine wichtige Frage bleibt allerdings: Welche Rechte und Pflichten gelten aktuell bei der Erfassung der Arbeitszeit?
Zeiterfassung darf nur mit DSGVO-konformen Systemen erfolgen
Da es sich laut Gesetz bei Arbeitszeiten um personenbezogene Daten handelt, dürfen diese nur mit DSGVO-konformen Systemen erfasst und zwei Jahre gespeichert werden. Neben der Zweckgebundenheit der Daten dürfen auch nur wirklich erforderliche Daten erhoben werden, welche sachlich und inhaltlich korrekt sind. Alle personenbezogenen Daten dürfen nur mit Zustimmung der jeweiligen Person erhoben werden und müssen gesichert verwahrt werden.
Diese Möglichkeiten hat der Arbeitgeber, um die Arbeitszeit zu erfassen:
Viele Unternehmen nutzen Excel-Dateien zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten. Diese können zwar nur intern eingesehen werden, bieten aber dennoch keinen expliziten Schutz. Deshalb haben sich mittlerweile auch verschiedene Software-Lösungen zur Erfassung der Arbeitszeit etablieren können, welche im Gegensatz zu klassischen Stechuhren auch mobil, abseits des Arbeitsortes bedient werden können. Solche Systeme können entweder mit der entsprechenden Lizenz vom Arbeitgeber selbst angewendet werden, oder die Arbeitszeiterfassung wird an einen Dienstleister outgesourct. Dies bietet für den Arbeitgeber den Vorteil, dass sich der Dienstleistung selbst um die Einhaltung der DSGVO kümmern muss und der Arbeitgeber entlastet wird.
Um als Arbeitnehmer die Arbeitszeit genau berechnen zu können, gibt es auch die Möglichkeit einen sogenannten Arbeitszeitrechner zu verwenden.
Zeiterfassung anhand von GPS-Daten
Diese Form der Arbeitszeiterfassung eignet sich für Personen, die im Außendienst tätig sind. Damit das System aber keiner Überwachung des Mitarbeiters dient, muss der Mitarbeiter die Möglichkeit haben sich via App auf dem Smartphone oder Tablet selbst ein- bzw. auszustempeln. Durch das System ergeben sich aber auch viele Vorteile, da beispielsweise genau erfasst werden kann, wie lange der Mitarbeiter für einen bestimmten Kunden gebraucht hat, wodurch die Abrechnung wesentlich vereinfacht wird.
Alle zur Zeiterfassung eingesetzten Methoden müssen mit den Mitarbeitern abgestimmt werden
Da alle Methoden zur Arbeitszeiterfassung mit den Mitarbeitern abgestimmt werden müssen bzw. auch die Zustimmung der Mitarbeiter benötigt wird, sind einige Formen der Überwachung anhand der Arbeitszeit erst gar nicht möglich. Mitarbeiter müssen sich zudem auch keine Gedanken über Videoaufnahmen, Computerprotokolle oder abgehörte Telefonate machen, denn alle diese Praktiken sind nicht DSGVO-konform und dürfen nicht angewendet werden. Eine Videoüberwachung ist zudem auch nur an öffentlichen Bereichen zulässig und zudem muss explizit auf die videoüberwachten Bereiche hingewiesen werden.
Generell ist aber laut DSGVO eine Erfassung der Arbeitszeit mittels Fingerabdrucks möglich, wenn die Mitarbeiter dieser Form der Arbeitszeiterfassung zustimmen, ansonsten muss eine alternative Möglichkeit angeboten werden.
Verfügt das Unternehmen über einen eigenen Betriebsrat, hat dieser ein Mitspracherecht bei der Arbeitszeiterfassung.
Fazit
Durch die Implementierung der DSGVO haben sich die Möglichkeiten und vor allem die Befugnisse des Arbeitgebers bei der Arbeitszeiterfassung stark verändert und der Datenschutz hat zum Schutz der Interessen der Mitarbeiter einen noch höheren Stellenwert bekommen. Wohl ein Grund dafür, dass sich spezielle Systeme zur Erfassung der Arbeitszeit etabliert haben.
Unternehmen müssen aber strikt darauf achten, dass bei der Arbeitszeiterfassung keine Grenzen überschritten werden, daher lagern viele Unternehmen diese Tätigkeit meist an externe Dienstleister aus, wo diese heiklen Daten sicher aufgehoben und vor Missbrauch geschützt sind.
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