Wer mit Wohnraum Geld verdienen möchte, hat auch Pflichten. Für Vermieter gehört dazu das Erstellen der Nebenkostenabrechnung. Auch Mieter sind davon betroffen, denn sie zahlen anhand der dort errechneten Angaben einen Aufschlag auf die sogenannte Kaltmiete. Dabei geht es um Geld und rechtliche Vorschriften, weshalb Fehler hier schnell zu Auseinandersetzungen führen können.
Was müssen sowohl Mieter als auch Vermieter beachten, wenn es um die Nebenkostenabrechnung geht?
Nebenkostenabrechnung – was ist die zweite Miete?
In der Nebenkostenabrechnung kann der Vermieter Ausgaben bezüglich des Betriebs der vermieteten Immobilie auf die Mieter umschlagen.
Dazu gehören Kosten für die Grundsteuer, die Müllabfuhr oder einen Fahrstuhl. Hat das Haus besondere Einrichtungen wie ein gemeinschaftliches Schwimmbad oder eine Sauna, können auch sie anteilig den Einwohnern zugerechnet werden.
Welche Zahlungen können an den Mieter abgegeben werden?
Welche Kosten an den Mieter weitergegeben werden dürfen, ist in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) festgehalten. Damit sie rechtens sind, muss in dem Mietvertrag erwähnt werden, welche Kosten der Mieter trägt. Für die Nebenkosten, die dort nicht aufgeführt sind, darf der Vermieter auch kein Geld verlangen.
Betriebskosten sind alle laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks, wie
- die Grundsteuer
- Kosten für die Wasserversorgung & Entwässerung
- Kosten für Warmwasserversorgung
- Kosten für die Heizungsanlage
- Kosten für Personen- & Lastenaufzüge
- Kosten für Straßenreinigung und Müllbeseitigung
- Kosten für die Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
- Kosten für die Gartenpflege
- Kosten für die Beleuchtung
- Kosten für die Schornsteinreinigung
- Kosten für Sach- und Haftpflichtversicherungen
- Kosten für den Hauswart
- Kosten für Gemeinschafts-Antennenanlagen
- Kosten für Breitbandnetzanschluss
- Kosten für Einrichtungen der Wäschepflege
- Sonstige Betriebskosten (z. B. Sauna, Schwimmbad…)
Insgesamt dürfen zudem nur Kosten berechnet werden, die erforderlich und angemessen sind. Der Vermieter ist in der Pflicht, den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten.
Welche Zahlungen muss der Vermieter selbst tragen?
Die BetrKV gibt auch an, welche Betriebskosten nicht an den Mieter weitergegeben werden dürfen. Zu den Betriebskosten gehören nicht:
- Kosten für die Verwaltung eines Gebäudes (sowohl Arbeitskräfte, Geschäftsführung und Einrichtungen, die dem Zweck dienen, als auch die eigene Verwaltungsarbeit des Vermieters)
- Kosten für Aufsicht
- Kosten für gesetzliche oder freiwillige Prüfungen des Jahresabschlusses
- Kosten zur Erhaltung des Wohneigentums bei bestimmungsgemäßem Gebrauch, z. B. Kosten für das Erhalten/Reparieren von baulichen und sonstigen Mängeln durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung (Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten)
Welche Angaben gehören in die Nebenkosten-/Betriebskostenabrechnung?
Damit die Nebenkostenabrechnung rechtens ist, muss sie die folgenden Angaben enthalten:
- Abrechnungszeitraum der Abrechnung
- Aufstellung der Gesamtkosten
- Erläuterung des Umlageschlüssels (wie die Ausgaben auf einzelne Mieter, ihre Wohnfläche und ihren Gebrauch angerechnet werden)
- Berechnung des Mieteranteils
- Verrechnung von Vorauszahlungen in den Mietkosten
- Summe der Rückzahlungen oder Nachzahlungen
Bis wann müssen Vermieter die Abrechnung vorlegen?
Die Nebenkostenabrechnung muss spätestens 12 Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums bei dem Mieter vorliegen. Für die Nebenkostenabrechnung für das Jahr 2021 erhält man also spätestens am 31.12.2022 Bescheid.
Häufige Fehler in der Nebenkostenabrechnung
Statistiken haben ergeben, dass viele Nebenkostenabrechnung / Betriebskostenabrechnung fehlerhaft sind. In den meisten Fällen übt sich das negativ auf die Mieter aus, die zu viel zahlen müssen. Häufige Fehler, die vermieden werden sollten, sind:
- Angabe von Nicht-Nebenkosten wie Verwaltungsausgaben und Instandhaltungen
- Kosten, die durch Gewerberäume in dem Miethaus entstehen
- Kosten, die nachweislich durch eine Mietpartei verursacht werden (z. B. Ungezieferbekämpfung für eine befallene Wohnung)
- Angabe von Versicherungen neben Sach- und Haftpflichtversicherung für Gebäude und Grundstück
- Doppelabrechnungen, wenn z. B. die Kosten für Treppenhausreinigungen bereits in der Bezahlung für die Hausmeistertätigkeit abgedeckt sind.
- Anschaffungs- und Mietkosten für Mülleimer
- Die Verrechnung mit den Vorzahlungen ist nicht korrekt abgeglichen.
- Zu der Angabe von „Sonstigen Betriebskosten“ fehlen genaue Angaben im Mietvertrag.
Insbesondere, wenn Mieter- oder Vermieterwechsel stattfinden, sind die Nebenkostenabrechnungen für den betroffenen und folgenden Zeitraum anfällig für Fehler, da die Organisationsstrukturen der Hausverwaltung wechseln und eventuell Wissen verloren geht.
Wie können Mieter die Abrechnung prüfen?
Da es meist die Mieter sind, die ungerechte Beträge zahlen müssen, wenn eine Nebenkostenabrechnung fehlerhaft ist, ist es ihr Recht, die Beträge zu prüfen, bevor sie zahlen. Dafür dürfen sie Belege von dem Vermieter verlangen. Solange sie keine Belege erhalten, können Mieter die Zahlung einbehalten.
- Ist die Nebenkostenabrechnung grundlegend fehlerhaft, ist sie insgesamt unwirksam.
- Ist nur eine einzelne Kostenposition falsch, muss diese Position nicht gezahlt werden.
Fazit
Wenn man in Immobilien investieren und sie vermieten möchte, kann man Kosten, die für den Betrieb des Wohnhauses anfallen, an die Mieter weitergeben. Dazu gehören Kosten bezüglich der Versorgung mit Wasser, Warmwasser und Heizungen und vieles mehr. Kosten für die Verwaltung von Vermietungsaufgaben und grundlegende Instandhaltungen bei regulärem Verschleiß müssen von dem Vermieter selbst getragen werden.
Nebenkostenabrechnungen müssen mindestens bis zu 12 Monate nach dem Abrechnungszeitraum vorliegen. Mieter sollten diese prüfen und können dafür Belege von dem Vermieter verlangen. Sind Einzelpositionen oder die Abrechnung fehlerhaft, müssen die betroffenen Kosten nicht gezahlt werden.
