Sich als virtuelle Assistenz selbstständig zu machen, scheint ganz einfach zu sein. Es braucht lediglich einen Laptop samt Internetzugang, eine Gewerbeanmeldung und Aufträge. Schon kanns losgehen. Doch ganz so leicht ist es dann doch nicht. Denn eine VA ist Chef, Dienstleister, Buchhalter, Vertrieb, Einkauf etc. in einer Person. Um also erfolgreich als Virtual Assistant durchstarten zu können, sind folgende Fähigkeiten erforderlich.
Hard Skills und Soft Skills einer virtuellen Assistenz
Zu den wichtigsten Skills einer virtuellen Assistenz gehören:
· Zuverlässigkeit
· Eine exakte Arbeitsweise
· Engagement
· Organisationstalent
Aber auch Verantwortungsbewusstsein und eine strukturierte und zielorientierte Arbeitsweise sind unabdingbar. Gleiches gilt für eine rasche Auffassungsgabe, ein gutes Zeitmanagement und die Fähigkeit, Problem zu lösen.
Außerdem sollte eine virtuelle Assistenz sich immer wieder in neue Themenbereiche einarbeiten können. Je nach Auftraggeber können weitere Fähigkeiten erforderlich sein, wie beispielsweise eine Technikaffinität, Know-how bezüglich digitaler Medien, Kreativität und Kommunikationstalent.
Da immer mehr den Schritt in die Selbständig planen und dabei ihr Unternehmen remote aufbauen wollen, sind Virtuelle Assistenten gefragt wie nie.
Fokussiertes Arbeiten
Noch immer sind viele Leute der Meinung, Multitasking wäre effektiv. Doch leider ist das Gegenteil der Fall. Zu viele Aufgaben gleichzeitig zu erledigen wirkt sogar eher ablenkend. Statt eine Aufgabe konzentriert durchzuziehen, wird alle 5 bis 10 Minuten zwischen unterschiedlichen Projekten gewechselt. Die Überlastung steigt, die Produktivität sinkt.
Besser ist, sich voll und ganz auf eine Aufgabe zu konzentrieren, bis diese erledigt ist. Tatsächlich gehört fokussiertes Arbeiten zu den wichtigsten Fähigkeiten einer virtuellen Assistenz. Es wirkt sich garantiert positiv auf die Produktivität aus. In diesem Zusammenhang sollte auch das Konzept des Batching erwähnt werden. Die „Stapelverarbeitung“ kommt eigentlich aus dem Bereich der Datenverarbeitung. Ziel des Batchings ist es, Aufgaben, die thematisch zusammengehören, zusammenzufassen und in einem Block zu erledigen. Statt beispielsweise auf jede eingehende E-Mail extra zu antworten, ist es effektiver, alle zwei bis drei Stunden das E-Mailprogramm zu öffnen und die eingegangene Geschäftspost zu lesen und zu beantworten. In der anderen Zeit wird konzentriert an anderen Dingen gearbeitet.
Grundkenntnisse der Buchhaltung
Gerade zum Beginn einer Selbstständigkeit fehlt vielleicht das Geld, um die Buchhaltung auszulagern. Daher ist eine kaufmännische Ausbildung von entscheidendem Vorteil. Doch auch eine VA ohne eine solche Ausbildung kann durchaus ihre Buchhaltung selbst erledigen. Wichtig ist hierbei aber die Fähigkeit zu buchhalterischem Denken und ein mehr oder minder gutes Gespür für Zahlen. Je besser jedoch die Kenntnisse im Bereich der Buchhaltung sind, desto leichter wird es für Sie:
· Zu erkennen, welche Geschäftsbereiche den meisten Umsatz generieren.
· Starke und schwache Quartale herauszufiltern.
· Unrentable Projekte zu erkennen.
· Rechnungen exakt zu stellen.
· Ein richtiges Mahnwesen zu führen.
Fähigkeit zur Selbstvermarktung
Jede virtuelle Assistenz braucht etwas Geschick bei der Vermarktung der eigenen Dienstleistung. Die potenziellen Kunden müssen entsprechend davon überzeugt werden, dass ihr Geschäft von Ihren Diensten profitieren wird. Zur Selbstvermarktung gehört dementsprechend ein ordentlicher Internetauftritt in Form einer Homepage oder Facebook-Seite. Darauf sollten sämtliche Dienstleistungsangebote/ das Portfolio detailliert beschrieben werden.
Doch mit der eigenen Homepage hört die Selbstvermarktung nicht auf. Damit fängt sie vielleicht gerade einmal an. Gleichzeitig spielt hier das Kommunikationstalent eine wichtige Rolle. Denn nur wer offen auf die Kunden zugehen kann und keine Scheu vor der Kundenakquise hat, hat am Ende einen neuen Auftrag und vielleicht sogar einen Stammkunden gewonnen. Stellt sich nur eine Frage: Wie gelangen Sie an passende Aufträge? Auf Plattformen wie freiguide.de finden Sie täglich Hunderte neuer Freelance-Aufträge – u.a. auch im Bereich Virtuelle Assistenz.
Fähigkeit zur Selbstdisziplin
Damit der Aufwärtstrend in der Unternehmensstatistik nicht zum Erliegen kommt, muss eine virtuelle Assistenz zudem folgende Fähigkeit unbedingt besitzen: Selbstdisziplin. Auch wenn es schwierig ist, an einem warmen Sommertag vor dem PC sitzen zu bleiben, wo doch das Schwimmbad lockt, sollten die Projekte und Abgabefristen immer im Vordergrund stehen. Dies gelingt nur mit einer gehörigen Portion Selbstdisziplin. Doch am Ende zahlt sich genau diese aus.
