Durch die Coronapandemie hat sich das Verhalten vieler Menschen sowohl im privaten als auch im beruflichen Umfeld nachhaltig verändert. Speziell durch das Gebot, unnötige Kontakte zu reduzieren, möchten viele Kunden ihre Termine lieber online oder telefonisch erledigen. Auch viele Arbeitnehmer ziehen es vor, von zu Hause aus zu arbeiten, statt sich ins volle Büro zu setzen. In der Finanzbranche ist das aber nicht so einfach, denn es gelten strenge Regeln für die sichere Aufzeichnung einer Telefon- und Videoberatung.
In diesem Artikel wird erklärt, welche Hürden es für Bank- und Finanzberater im Homeoffice gibt und welche Lösungen aktuell angeboten werden. Überdies gibt es Tipps für eine gelungene Beratung per Telefon oder Video.
Homeoffice mit Hürden
Eine Beratung per Telefon oder über einen Videoanruf bietet viele Vorteile für Kunden und Berater. Die Planung der Termine ist praktischer – die räumliche Unabhängigkeit erleichtert die Wahrnehmung des Termins und reduziert Verspätungen. Weil man sich nicht im selben Raum treffen muss, wird auch das Risiko für Infektionskrankheiten reduziert.
Die größte Hürde bei der Umsetzung der Bank- und Finanzberatung im Homeoffice ist die nötige Infrastruktur. Im Gegensatz zum Büro muss erst für eine geeignete Möglichkeit gesorgt werden, um Beratungsgespräche aufzuzeichnen und zu speichern. Das ist nämlich seit 2018 für die Finanzbranche Pflicht. Festgelegt ist das in den Richtlinien MiFID II und FinVermV.
Rechtssicheres Taping im Homeoffice
Wenn ein Mitarbeiter Beratungsgespräche im Homeoffice durchführen möchte, ist eine flexible und sichere Lösung für das Aufzeichnen und Speichern der Gespräche nötig. Flexibel bedeutet in diesem Fall, dass die Umsetzung ohne großen Aufwand geschehen kann und nicht auf bestimmte oder zusätzliche Hardware angewiesen ist. Sicher heißt, dass alle gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt werden und keine langwierigen Überprüfungen notwendig sind.
In diese Marktlücke haben sich nun Softwarelösungen wie der MiFID-Recorder positioniert. Sie ermöglichen die Aufzeichnung der Beratungsgespräche, in der Fachsprache auch Taping genannt, auf eine rechtskonforme Weise. Die Software kann leicht in bestehende IT-Systeme eingefügt werden. Dank einer im Voraus attestierten Konformität mit allen wichtigen Gesetzen kann die Software schnell in Betrieb genommen werden. So werden Beratungsgespräche auch im Homeoffice problemlos durchführbar.
Darauf kommt es bei Videoberatungen an
Die visuelle Komponente bei einem Beratungsgespräch ist nicht zu unterschätzen. Deshalb hat die Videoberatung einen Vorteil gegenüber der Telefonberatung. Nicht nur können sich Berater und Kunden sehen, sondern die Beratung kann zusätzliche Mittel nutzen, um Konzepte darzustellen.
Genau wie am Telefon muss auch die Beratung per Video aufgezeichnet und archiviert werden. Rechtlich gelten hier die gleichen Richtlinien wie bei der Telefonberatung. Allerdings ist es wichtig, dass alle Bildschirminhalte korrekt gesichert werden. Das bedeutet, dass nicht nur die Gesprächspartner, sondern auch die präsentierten Medien aufgezeichnet werden. Die Videoaufnahme wird anschließend korrekt zugeordnet und manipulationssicher archiviert. Das alles ist nötig, damit die Beratung rechts- und datenschutzkonform ablaufen kann.
So geht gute Beratung per Telefon und Video
Die Beratung ist eines der wichtigsten Mittel, um zielgerichtet Kunden zu erreichen und erfolgreich Verkäufe abzuschließen. Neben der passenden Technik kommt es dabei auf die Mitarbeiter selbst an. Sie müssen sich mit der Technik und den Möglichkeiten auskennen, die ihnen im Beratungsgespräch zur Verfügung stehen.
Neben einer guten Audio- und Videoqualität müssen Berater wissen, wie sie ein Gespräch effektiv strukturieren sollten. Bei der Videoberatung können per Bildschirmübertragung Dokumente und Grafiken als Unterstützung bei der Darstellung genutzt werden. Wer seine Termine durchdacht plant und vorbereitet, kann mehr Erfolge im Umgang mit Kunden verzeichnen.
Fazit
Beratungsgespräche per Telefon oder Video sind für Kunden eine praktische Alternative zu Terminen vor Ort. Für Mitarbeiter im Homeoffice gibt es aber einige Richtlinien, die beachtet werden müssen. Telefon- und Videoberatung müssen korrekt und sicher aufgezeichnet und archiviert werden.
Für den Einsatz im Homeoffice sind deshalb Lösungen notwendig, die zeitnah und unkompliziert installiert werden können. So wird es auch in der Finanzbranche möglich, dass Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten können.
